Деловые отношения с руководителем

Статьи


Прием посетителей

Организация приема посетителей - одна из самых главных и важных функций секретаря. При выполнении данной обязанности секретарь обязан проявлять тактичность, вежливость, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать отдельные вопросы.

Необходимо выделять три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, - это сотрудники организации, представители других фирм, учреждений и организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

При приеме посетителей существуют определенные правила, а именно руководитель обязан информировать своего секретаря о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных лиц руководитель должен осуществлять в определенные - "приемные часы". Секретарь должен информировать каждого о времени приема. По желанию руководителя секретарь может вести предварительную запись лиц на прием, что позволит сократить время ожидания приема. Обычно секретарь ведет специальный журнал для этого, куда записывает лицо и время его приема руководителем; также секретарь может пригласить работника на прием по телефону.

Если же вдруг кто-либо из лиц настаивает на немедленной встрече с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь должен проинформировать об этом начальство, сообщив фамилию лица и существо интересующего его вопроса. В дальнейшем секретарь действует согласно указаниям руководителя, информируя о них посетителя. То есть руководитель может либо принять лицо, либо перенести встречу, либо вообще отказать в приеме, о чем и докладывает секретарь.

Организуя прием лиц извне, секретарь обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно либо по телефону, факсу) встреча данного посетителя с руководителем. Если встреча согласована, то, соответственно, секретарь информирует начальника о прибытии данного лица и ожидании им приема, при необходимости напоминает ему об этом и поступает в соответствии с указаниями руководства. Во время ожидания лица извне секретарь может предложить ему чай, кофе, минеральную воду и пр.

Если же предварительной договоренности между посетителем и руководством не было, то секретарь должен выяснить, из какой организации прибыло лицо, его фамилию и существо вопроса, и, оценив полученную информацию, секретарь может направить посетителя в соответствующее структурное подразделение (отдел, кафедру и пр.). Если же вопрос посетителя может решить только руководитель, секретарь должен доложить своему начальнику обо всем и действовать в соответствии с его распоряжениями и указаниями.

Необходимо помнить - ни при каких обстоятельствах секретарь не должен направлять прибывших лиц к руководителю без его предварительного уведомления и, соответственно, согласия на прием. Представляя любого посетителя, секретарь должен четко и ясно назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время любого приема и любого посетителя прямой телефон руководителя необходимо перевести на секретаря.

Если в заранее назначенное для посетителя время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю, то он должен от имени руководителя извиниться за отсутствие во время приема, объяснить причину отсутствия руководства (задержки) и согласовать время следующей встречи, если в этом есть необходимость.

Прием граждан немного отличается от вышеперечисленных правил, а именно секретарь должен вести регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем. При этом в регистрационной форме (карточке, как правило) указываются все необходимые сведения о посетителе и предоставленные им документы. Опытный секретарь может указать и на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела.

При приеме граждан секретарь в приемной руководителя обеспечивает порядок и тишину, регулирует очередность посетителей, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников "родной" организации на прием в случае необходимости и т.д.

Секретарь в случае необходимости может вести запись встречи (беседы) руководителя с лицом, прибывшим на прием, делать отметки о ходе рассмотрения дела в специальном журнале или карточке.

Совещания

В настоящее время задачи управления на всех его ступенях и уровнях развития становятся все более сложными и комплексными, именно поэтому подобные задачи становится трудно решить без участия многих специалистов, без обсуждения, обмена опытом и информацией.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря заключаются в том, чтобы проинформировать всех приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.п. С этой целью могут быть использованы телефон, личные контакты, громкоговорящая связь в организации, объявления, лист оповещения, уведомления или приглашения.

Секретарь должен:

1) подготовить список участников и обеспечить каждого из них необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

2) оформить доклад руководителя и подготовить иллюстрированные материалы в случае необходимости;

3) регистрировать всех участников и докладывать руководству обо всех отсутствующих, опаздывающих, причинах неявки или опоздания;

4) вести протокол или стенограмму совещания, в последующем размножить данный протокол и раздать его всем участникам;

5) подбирать материалы для начальства;

6) выполнять оперативные задания и поручения руководителя;

7) осуществлять контроль за исполнением принятых решений.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

1) тема совещания;

2) цель совещания;

3) перечень обсуждаемых вопросов;

4) время начала и окончания совещания;

5) место, где оно будет проходить;

6) фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации, и людей, ответственных за подготовку вопросов;

7) время, отведенное на каждый вопрос;

8) место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению возникших проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях они высказывают свои мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Презентация

Презентации проводятся для того, чтобы о деятельности вашей организации, о ваших товарах и услугах узнало как можно больше людей и организаций, партнеров по бизнесу (как потенциальных, так и уже настоящих), представителей власти, инвесторов (отечественных и зарубежных), представителей средств массовой информации. Именно данному кругу лиц необходимо продемонстрировать свои достижения, грамотно и интересно рассказать о себе, показать свои преимущества и плюсы перед другими аналогичными компаниями и организациями, рассказать о перспективах развития и планах на будущее.

Презентация должна запомниться приглашенным гостям не только интересным содержанием, но и необычной формой проведения. Для этого у каждой правильно организованной презентации есть свой ритм, своя логика и внутренняя структура.

Чтобы презентация была успешной, необходимо правильно подготовить ее. Прежде всего, необходимо четко и наиболее полно определить цель предполагаемой презентации, круг ее участников и их роли, состав приглашенных гостей и участников, детально разработать программы презентации и расписать буквально по секундам весь ее сценарий, а затем согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников мероприятия.

Необходимо предусмотреть все различные накладки и технические неувязки, которые могут возникнуть в ходе проведения презентации. Ведь даже в процессе самого подготовленного и продуманного мероприятия могут возникнуть проблемы, что-то не получится и пр. Главное, чтобы событие вашей организации не выходило из-под контроля, в ходе проведения презентации нельзя допускать какие-то сюрпризы, отступления от сценария, кроме как специально подготовленные для гостей и публики.

Как мы уже указали ранее, презентации проводятся по поводу открытия или создания фирмы (дочернего предприятия, филиала), по поводу нового продукта, услуги, товара и пр.

Итак, проведение любой презентации включает в себя следующие этапы:

1) определение целей и приоритетов, постановка задачи;

2) генерирование главной идеи презентации, определение места и сроков проведения, определение целевой аудитории и состава участников, примерный бюджет и расходы, расчет затрат на проведение презентации;

3) заказ необходимого оборудования, одежды для персонала, участвующего в презентации, и рекламных материалов;

4) выбор форм отчетности на период проведения презентации;

5) подбор персонала и его инструктаж;

6) непосредственное проведение самого мероприятия и анализ его результатов.

В отношении постановки задачи презентации можно сказать следующее: выясните, какая именно задача является главной и ставится перед планируемыми презентациями (внедрение нового товара, работы, услуги, повышение известности торговой марки, стимулирование продаж, создание положительного имиджа фирмы).

Чтобы деньги на проведение и организацию презентации не были потрачены просто так, необходимо выявить целевую аудиторию, на которую будет рассчитаны товар, продукт, услуга. Определив целевую аудиторию, вы сможете достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и пр. Для этого лучше всего, если позволяют финансы, провести маркетинговые исследования, потому что ошибки именно на данном этапе работы могут привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

Для расчета затрат на проведение презентаций необходимо определить время, в течение которого предполагается проводить сами мероприятия, количество обслуживающего и иного персонала, участвующего в презентации, количество расходного материала (листовки, флаеры, образцы, сувениры) и дополнительные расходы (транспорт, гостиницы, реклама в СМИ, фирменная одежда, коктейли и закуски).

При определении количества персонала, который будет участвовать в мероприятии, необходимо исходить из количества точек, в которых презентации будут происходить. В одном месте, к примеру, должно работать не менее трех человек, для того чтобы справляться с большой массой клиентов и посетителей, иметь возможность взаимной подмены друг друга во время презентации, транспортировки и установки рекламного оборудования и пр.

Для того чтобы определить период проведения презентации, желательно соотнести его с планом размещения рекламы товара на телевидении, радио, в газетах и журналах, что позволит добиться наибольшей отдачи от проведенных мероприятий.

Перед началом любой презентации необходимо иметь график с точными сроками, временем ее проведения и утвержденными местами. Если проведение презентаций планируется в супермаркетах, магазинах или около них, необходимо заранее согласовать с администрацией торгового места возможность и сроки, условия и форму проведения презентации.

Наиболее подходящим временем для проведения презентаций в магазинах является период с 16.00 до 19.00. Основная масса людей в это время совершает покупки.

Время проведения презентаций на открытом месте (на улице, в скверах) определяется в зависимости от дня недели, месторасположения, времени года и других факторов, которые должны учитываться в каждом конкретном случае.

Во время подготовки к проведению презентации, как мы уже писали выше, нужно позаботиться о должном внешнем виде промоутеров (продвигающих людей), для того чтобы люди, пришедшие на ваше мероприятие, издалека видели ваш персонал, чтобы на промоутеров обращали внимание и к ним подходили. Закажите специальную одежду, форму с логотипом торговой марки продукта, который в идеальном варианте желательно нанести на все используемое оборудование.

Цвет формы ваших промоутеров и рекламных агентов должен быть ярким и сочным (часто используются контрастные цвета), необходимо учитывать и особенности цветового решения, установленного в рекламной кампании. Для достижения наибольшей эффективности рекламной акции промоутеры должны постоянно перемещаться в оживленном месте.

Если форма вашей презентации подразумевает и оказание консультаций по продукции и услугам, то для удобства общения с клиентами можно использовать бейджи с указанием имени и фамилии рекламного агента.

В ходе подготовки презентации необходимо предварительно заготовить рекламную продукцию (сувениры, флаеры, образцы и пр.), которая поможет провести намеченные мероприятия с наибольшей эффективностью.

В случае если ваша организация (компания, фирма) является оптовым поставщиком, вам для стимулирования продаж в буклетах необходимо указывать списки и адреса магазинов, в которых имеется данный товар. На основании правильно построенного и грамотно написанного буклета можно сделать различные варианты побуждения покупателя к совершению покупки, заказа товаров или услуг - начиная от купонов на получение скидки и заканчивая лотереей.

Эффективность проведения любой презентации зависит от того, какое количество человек пришли на данное мероприятие. Желательно изготовить достаточно большие и объемные наглядные рекламные материалы (баннеры, вывески, стенды).

Ранее мы уже указывали, что с персоналом, сотрудниками вашей организации и промоутерами должен быть проведен определенный инструктаж. Промоутерам необходимо объяснить цель их работы, выдать всю необходимую информацию и материалы по представляемому товару и продукции, определить режим работы, ознакомить с графиком проведения презентаций, проиграть различные ситуации. Можно провести тренинг. Проводится он следующим образом:

1) вступление (определение свойств, характеристик и достоинств товаров, продукции, услуг и пр.);

2) так называемый мозговой штурм - выявление преимуществ, которые дают именно новые свойства товаров или услуг, отличия продукции от аналогов;

3) сегментация рынка потребителей (определение основных потребителей продукции);

4) определение потребительской матрицы (выявляются качества товара, способные заинтересовать каждую конкретную группу покупателей);

5) ролевые игры (различные виды покупателей для проверки правильности подачи информации с учетом потребительской матрицы).

Всем участникам презентации на территории фирмы-организатора рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей приглашенному оценить целесообразность своего участия в данном мероприятии. В приглашении следует указать место, время, программу проведения презентации, состав участников и гостей, ориентиры (адрес) и транспорт (возможность проезда к месту проведения презентации, возможные условия доставки транспортом организации), условия размещения в гостиницах и бронирования номеров в случае необходимости.

Открывает и ведет всю программу презентации обычно должностное лицо фирмы-организатора. В самом начале необходимо представить руководителей фирмы присутствующим гостям и журналистам. Далее можно представить наиболее значительных и важных присутствующих гостей.

Оптимальным вариантом будет показ небольшого видеоролика об организации, ее продукции и услугах длительностью не более десяти минут.

Далее ведущий по сценарию просит представителей фирмы сделать небольшое сообщение по вопросам, представляющим интерес для присутствующих, продемонстрировать продукцию и товары организации в макете или на диапозитиве, можно представить и действующую (настоящую) продукцию.

Представители фирмы-организатора должны ответить на все возникшие в ходе осмотра и ознакомления с продукцией вопросы, дать подробные консультации, советы. Далее обычно предоставляется слово гостям для выражения мнения о продукции и ее качестве. Гости выступают с замечаниями, комментариями, пожеланиями. Гости также поздравляют с успешным проведением презентации, с открытием новой фирмы, дочернего филиала, с выпуском в свет новой продукции и пр.

Приглашенным гостям вручаются сувениры, подарки, флаеры, рекламные проспекты и т.п.

Любую презентацию необходимо наиболее полно осветить в средствах массовой информации: и по телевидению, и в газетах, и по радио. Для этого нужно пригласить представителей, журналистов и репортеров из различных газет, журналов, с телевизионных каналов, с радиостанций и создать все условия для их полноценной и эффективной работы: подготовить достаточное количество рабочих мест (специальные площадки для видео- и фотосъемки, места для проведения интервью), обеспечить доступ к телефонам, факсам, предложить бесплатные напитки и угощения. Все вышеперечисленные дела возлагаются соответственно на секретарей руководителей организации, которые, скооперировавшись вместе, смогут правильно и грамотно подготовить и провести презентацию. Отсутствие необходимых условий на презентации, неправильная постановка сценария могут вызвать пренебрежение со стороны приглашенных гостей и обратный эффект тому, который ожидался от проведения данного мероприятия.

Любую презентацию необходимо завершить фуршетом, банкетом, коктейлем.

Нередко для представления нового товара, продукта у фирмы возникает потребность в проведении рекламной акции (семплинга), дегустации, розыгрыша призов. Мероприятие выбирается исходя из особенностей товара, который необходимо прорекламировать и представить конечному потребителю, наиболее полно проинформировать его о свойствах, преимуществах, особенностях, дать потенциальному клиенту возможность оценить достоинства продукции.

После проведения презентации, как мы уже указывали ранее, необходимо проанализировать полученные результаты. Для этого необходимо в течение всей презентации и подготовки к ней вести учет затраченных средств и сил. В зависимости от формы проведения презентации учитывается отработанное персоналом время, использованный расходный материал, количество обслуженных людей, количество проданного за время презентации товара и т.д.

Лучше всего подготовить специализированные бланки отчетности, которые должны охватывать определенный промежуток времени (день, неделю, месяц).

Беседа

Как правило, деловые беседы планируются заранее с помощью секретаря. В процессе подготовки определяются предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1) начало;

2) передача необходимой информации;

3) аргументирование;

4) опровержение доводов собеседника;

5) принятие решения.

Значительную часть рабочего дня любого секретаря составляют именно телефонные переговоры. Образ секретаря просто незыблемо возникает перед нами с телефонной трубкой в руках. При этом для экономии рабочего времени руководителя его секретарь вправе переадресовать телефонные вызовы, если это возможно, в другие отделы и подразделения организации, где могут ответить на поставленный вопрос. Отчего так? Да потому что часто к руководителю обращаются с второстепенными, совершенно не касающимися его вопросами, отвлекая от основной работы и дел.

Любому секретарю требуются опыт и навыки, такт и авторитет, чтобы четко и правильно регулировать, так сказать, "фильтровать" телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя на месте секретарь должен записывать должность, фамилию, телефон звонившего абонента и, при возможности, интересующие его вопросы. При появлении руководителя секретарь должен уведомить его обо всех поступивших звонках и вопросах.

Секретарь по телефону во время беседы обязан дать краткую и исчерпывающую информацию о часах приема его начальником, наличии или отсутствии руководителя в данный момент, а в некоторых случаях - о месте его пребывания (нахождении) и времени предполагаемого возвращения.

В каждой организации может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются, так называемая "коммерческая" или "деловая" тайна. В этом случае секретарь должен объяснить звонившему о том, что ему надо обратиться лично или письменно к руководству.

Стиль любой беседы по телефону должен быть кратким и тактичным, а содержание - исчерпывающим, не допускающим двойного или неправильного толкования.

Приемы

Проведению приемов предшествует их тщательная подготовка, включающая:

1) выбор вида приема;

2) составление списка приглашенных на прием;

3) рассылку приглашений;

4) составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине);

5) составление меню, сервировку столов и обслуживание гостей, а также подготовку тостов и речей;

6) составление схемы или порядка проведения приема.

Итак, в самом начале определяется общее количество гостей, которое зависит от вида приема, его целей и задач, возможностей помещения и обслуживания. После этого гостям направляются приглашения.

Для приглашений используются специальные бланки, изготовленные типографским способом. В бланках приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Имя и фамилия приглашенного пишутся от руки или на компьютере.

Женам отдельных приглашений не посылают, а в приглашении мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами. На первом месте всегда ставится имя мужа.

Приглашения всегда пишутся в третьем лице с употреблением выражения "имеет честь пригласить".

В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды и информацию о том, какого рода состоится прием - коктейль, обед, чай, и обязательно помечать час и место, где состоится прием.

При приглашении на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону, подходит ли для него назначенный день.

Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний момент, их места за столом могут занять сотрудники своего учреждения.

На приемы типа обедов и завтраков приглашения необходимо рассылать по крайней мере за две-три недели вперед. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-либо откажется, заменить его другим лицом.

Старайтесь избегать приглашения кого-либо за два-три дня до обеда или завтрака (за исключением случаев, конечно, когда они устраиваются экспромтом, о чем необходимо предупреждать приглашаемых), у человека могут быть совершенно иные планы на время приема. Этого не следует делать еще и потому, что столь позднее приглашение в большинстве случаев вызывает обиду: приглашаемый решает, что кто-нибудь отказался прийти и его пригласили вместо отказавшегося.

Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через 3 - 5 дней после получения приглашения.

Правильнее всего ответить на приглашение письмом или открыткой (независимо от характера ответа - положительного или отрицательного), чем послать свою визитную карточку.

Если на приглашении указывается номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону. Однако, если это приглашение на официальный завтрак или обед, следует ответить письмом.

По мере поступления ответов от приглашенных рассадка уточняется. Накануне приема составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.

Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план (карта) стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой стола или номерами столов.

На приемах типа "Завтрак", "Обед" или "Ужин" гости рассаживаются за столом в соответствии с их рангом и в порядке протокольного старшинства.

На официальных завтраках или обедах женщины рассаживаются среди мужчин в зависимости от их ранга или, если они присутствуют на приеме в качестве супруги, а не как официальное лицо, то в соответствии с рангом супруга. Супруге присваивается старшинство супруга. Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин в соответствии с рангом жены, если занимаемое им положение (знатный титул, звание и т.д.) не дает ему права на более почетное место.

Места за столом делятся на более почетные и менее почетные. Самое почетное место - справа от хозяйки (на приеме с участием женщин) и справа от хозяина (на мужском приеме). Далее идут места слева от хозяйки, слева от хозяина. По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными.

Главное правило рассадки: на самых почетных местах сидят самые важные гости. При рассадке за столом придерживаются следующих правил:

1) первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают представителей сильного пола, хозяина окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

2) женщину не сажают с женщиной и на торцы стола, если там не сидят мужчины;

3) мужа никогда не сажают рядом с женой;

4) два иностранца из одной страны также не сидят вместе;

5) последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения, но не женщины.

Хозяин предлагает руку первой даме и первым проходит в столовую. Почетный гость предлагает руку хозяйке дома, и они входят последними.

Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка.

Если прием неофициальный, дамам не принято предлагать руку. В этом случае хозяйка сопровождает женщин в столовую, а хозяин - мужчин.

По окончании завтрака или обеда хозяйка встает и выходит из-за стола первой.

Организация корпоративных праздников

Корпоративные праздники - это одно из важнейших и нужных средств мотивации, сплочение персонала и сотрудников, канал для трансляции миссии и ценностей компании, повод для неформального общения.

У каждой компании, организации, фирмы есть свой круг обязательных корпоративных праздников, чаще всего туда включены Новый год, 23 февраля, 8 марта, день рождения самого главного босса и день рождения самой компании. В небольших, часто называемых "семейными", фирмах настоящими праздниками становятся дни рождения сотрудников, которые помогают каждому специалисту почувствовать свою значимость в общем деле и ощутить внимание и заботу коллег. Подобные моменты очень способствуют сплочению и духовной подзарядке сотрудников, а это все положительно сказывается на их работе и ее эффективности.

Нет единых стандартов по поводу того, кто же должен отвечать в компании за организацию и проведение корпоративных праздников. Все зависит от контекста мероприятия и его целей. В фирме за это может отвечать то подразделение, в сфере бизнес-задач которого находятся цели этого мероприятия. Все также зависит и от штата компании. Если он состоит из пяти - десяти человек, то они в состоянии и сами собраться и все обсудить и организовать в дальнейшем. Если же в компании больше нескольких десятков сотрудников, то выбираются ответственные, которые координируют организацию праздника и отвечают за его проведение. Это могут быть пресс-секретари, руководители PR-служб либо менеджеры. Если же в компании более пятидесяти человек, то за проведение корпоративного праздника может отвечать и руководитель бизнеса. Руководитель сам должен решить все финансовые вопросы и, зная свой коллектив, заниматься вопросами организации данного мероприятия.

Но отвечать за праздник всегда должен только один человек, а участвовать в его организации - весь коллектив организации. Корпоративный праздник касается каждого, и каждый сотрудник должен почувствовать себя значимым и причастным к его проведению.

Если, к примеру, в компании пять и более тысяч человек, то и все пять, и более тысячи сотрудников должны участвовать в проведении "корпоративки". Как? Да с помощью обычного опроса, анкетирования, создания совместной газеты и т.п.

Корпоративный праздник должен нести в себе какую-то цель и решать какую-то насущную корпоративную задачу, так как он является дополнительным инструментом в работе с персоналом компании. В каждой организации имеются определенные проблемы, связанные с человеческим фактором, к примеру, один отдел может "не дружить" с другим, одно дочернее предприятие компании воюет с ее другим филиалом. Соответственно, руководство перед тем, как заказать разработку и проведение любого корпоративного праздника, должно обратиться за консультациями в службу персонала (отдел кадров и пр.) и выявить все проблемные точки и углы соприкосновения, которые можно было бы обойти и решить с помощью корпоративного торжества. После формулирования всех проблем можно обращаться к профессиональным агентствам и устраивать вечеринку.

В отношении семей и жен сотрудников можно добавить следующее: корпоративный праздник проводится все-таки для представителей конкретной организации и, как правило, на них не принято приглашать супругов работников. Но опять же все зависит от задач мероприятия. Если вы хотите сплотить коллектив, то, разумеется, звать семьи и жен нет необходимости. А если для поддержания праздничного настроения в рядах сотрудников важно уделить внимание не только коллективу, но и их семьям, то возможно приглашение на корпоративную вечеринку и "вторых половинок" ваших работников.

Берг О. Деловые отношения... с руководителем // Кадровый вопрос. 2013. N 2. С. 43 - 55.

Прочие статьи о праздниках, торжествах и корпоративах


← Готовим подарки персоналу, партнерам, чиновникам   День Влюбленных или Традиции неизвестных нам праздников →